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Voitures mises à disposition à titre gratuit.

Comment déterminer la quote-part d'utilisation professionnelle ?

Pour déterminer le pourcentage de récupération de la TVA sur les voitures qu'une entreprise met à disposition d'un gérant, d'un administrateur ou d'un membre du personnel, 3 méthodes sont proposées à l'administration :

  • Méthode 1 : Saisie des déplacements professionnels réels.
    Ceci revient à tenir un livre de bord (manuel ou automatisé) complet par véhicule.
    Pour éviter autant que possible aux entreprises une surcharge administrative, l’administration autorise le recours à 2 autres méthodes forfaitaires.
  • Méthode 2 : Calcul forfaitaire des kilomètres privées par véhicule.
  • Méthode 3 : Forfait général d'utilisation professionnelle à 35% pour les flottes de minimum 4 véhicules à usage mixte (voitures particulières et véhicules utilitaires légers).
MÉTHODE 1 :
TENUE D'UN LIVRE DE BORD COMPLET PAR VÉHICULE

Il convient de tenir un registre de route (saisie manuelle ou automatisée). Le constat est fait par véhicule.
Les données suivantes doivent être notées par trajet professionnel :
- Date du trajet
- Adresse de départ
- Adresse de destination
- Kilomètres parcourus par trajet
- Nombre total de kilomètres parcourus par jour
Pour rappel, les kilomètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail (fixe) sont considérés comme des kilomètres privés.

Le pourcentage d'utilisation professionnelle sera déterminé sur base du livre de bord complet et du total de kilomètres parcourus annuellement. 
Exemple de détermination du pourcentage d'usage professionel : Le registre de route indique que le travailleur a parcouru sur base d’une année civile 12.100 kilomètres professionnels en un an, sur un total de 20 600 km.
La quote-part des kilomètres professionnels par rapport au nombre total de kilomètres est déterminée comme suit :

Utilisation personnelle = 12.100 km/20.600 km = 58,74%.
Par conséquent, la déduction fiscale de la TVA payée est limitée à 50% (maximum légal).

À retenir :
Cette méthode est lourde à mettre en place et à gérer administrativement et peut engendrer une certaine résistance de la part des conducteurs.
MÉTHODE 2 :
CALCUL FORFAITAIRE DES KILOMÈTRES PRIVÉS PAR VÉHICULE

Il convient d’appliquer la formule ci-dessous. En ce qui concerne l’utilisation privée de la voiture, il est alors tenu compte de 200 jours de trajet domicile-travail et d’un forfait supplémentaire de 6.000 kilomètres privés. Le calcul se fait également par voiture.

% Utilisation privée = 
Distance domicile/travail (en km) x 2 x 200 jours + 6000 (km privés) x 100 / nombre total de km
% Utilisation professionnelle = 
100% - % utilisation privée
Exemple de détermination du pourcentage d'usage professionel : Le travailleur habite à 21 km de son lieu de travail et parcourt annuellement 20.600 km.

% Privé =
(21 km x 2 x 200 jours + 6.000 km)/ 20.600 km = 14.400 km / 20.600 km = 69.90%

% Professionnel =
100 % - 69,90 % = 30,10 %

Par conséquent, la déduction de la TVA payée est limitée à 30,10 %.

À retenir :
Cette méthode peut pénaliser les parcs avec beaucoup de commerciaux qui roulent beaucoup à titre professionnel. Les méthoddes 1 & 2 sont combinables.
MÉTHODE 3 :
UN FORFAIT GÉNÉRAL D'UTILISATION PROFESSIONNELLE DE 35%

Cette méthode est applicable uniquement pour ceux qui possèdent au minimum 4 véhicules pour une période d'au moins 3 ans et se base sur une utilisation professionnelle forfaitaire fixe de 35%.

% utilisation professionnelle = 35%
Exemple de détermination de l'usage professionel : Par conséquent, la déduction de la TVA payée est limitée à 35%.

À retenir :
Ce choix simplifie considérablement la gestion, mais peut s'avérer cher pour les parcs composés d'un pourcentage important de véhicules utilisés principalement à titre professionnel.
CONCLUSION

Au moment de choisir sa méthode parmi les 3, n'oubliez pas de faire une analyse tenant compte :

  • de la charge du suivi administratif
  • du pourcentage d'usage professionnel par véhicule
  • de la composition du parc automobile
REMARQUE

Pour ce qui est des méthodes 1 et 2, l’administration accepte éventuellement l’application d’un pourcentage de récupération global moyen pour tous les véhicules similaires (par exemple : toutes les voitures particulières).
Les pourcentages de déduction calculés individuellement sont additionnés et divisés par le nombre de voitures.

Exemple : un parc composé de 4 voitures particulières et 2 méthodes de calcul (1 et 2 )

Nature du moyen de transport Méthode %
professionnel
% déduction
Voiture A 1 39,50% 39,50%
Voiture B 1 58,74% 50%
Voiture C 2 56,22% 50%
Voiture D 2 30,10% 30,10%
% moyen de déduction

42,40%